Kompetencije zaposlenika: dozvole, vize i certifikati koji ističu

1. Tab Kompetencije na kartici zaposlenika

1. Otvorite zaposlenika iz Zaposlenika i idite na tab Kompetencije.
2. Lista prikazuje svaku kompetenciju sa vrstom, državom gdje je relevantna, datumima važenja i kolonom Ostalo dana.
3. Listu čitajte po toj zadnjoj koloni, ne po datumima. Crveno Isteklo znači da osoba danas radi bez važećeg dokumenta; žuti broj znači da imate sedmice, ne mjesece.
4. Nepoznato znači da datum isteka nije unesen. To je legitimno za kvalifikaciju koja ne istječe — ali znači i da sistem o njoj nikad ne može upozoriti, pa to ne koristite za nešto što istječe.
5. Označite Ne prikazuj istekle kompetencije da vidite samo ono što je još važeće. Ostavite isključeno kad čistite historiju.
6. Olovka uređuje zapis, korpa ga briše nakon potvrde. Kad se dokument obnovi, uređujte samo ako vam stari datumi ne trebaju; u suprotnom dodajte novi zapis i sačuvajte historiju.

2. Dodavanje kompetencije

1. Kliknite Dodaj kompetenciju i prvo izaberite Vrstu kompetencije — ona vodi obavještenja o isteku.
2. Postavite Zemlju kad je dokument vezan za državu, što u praksi znači vize i radne dozvole. Zapisuje gdje dokument važi, ne odakle je osoba.
3. Naziv upišite onako kako biste ga izgovorili („Radna viza — Njemačka"), a Broj / ID koristite za broj dokumenta da se može provjeriti bez traženja skena.
4. Ocjena i Cijena su opcioni. Ocjena odgovara kategorijama dozvola i rezultatima ispita; cijena je korisna kad kompanija plaća obnove i želite vidljiv trošak.
5. Datumi početka i isteka su poenta zapisa. Datum isteka je ono iz čega se računaju odbrojavanje i email obavještenja — ostavite ga praznim i ova kompetencija nikad nikoga neće upozoriti.
6. Nema vrste? Dodaj novu vrstu kompetencija je kreira bez izlaska iz prozora. Ali radite to promišljeno: vrste važe za cijelu kompaniju, a nepažljiv duplikat („Dozvola" i „Dozvole") razdvaja izvještavanje.
7. Spasite. Zapis se pojavi u listi sa odmah izračunatim brojem preostalih dana.

3. Dokumenti, upozorenja o isteku i kome ide email

1. Priložite sam dokument kompetenciji — sken dozvole, stranicu vize, certifikat. Tu je daleko korisniji nego u dijeljenom folderu, jer stoji uz datume kojima pripada.
2. Pregled otvara fajl u pretraživaču, Preuzmi ga snima. Za svaki dokument se pamti ko ga je dodao i kada.
3. Kad je kompetencija blizu isteka, prozor to izričito kaže, a kad je već istekla, kaže koliko dana. Nijedno nije tiha promjena boje koju morate primijetiti.
4. Blok obavijesti kaže tačno kome će email biti poslan — zaposlenicima i radnim mjestima podešenim na vrsti kompetencije.
5. Ako nitko nije podešen, email ide na kompanijske adrese. Ako ni one nisu postavljene, blok to jasno kaže — i to je znak da idete ispraviti vrstu, jer inače obavještenje ne ide nikome.
6. Dodavanje kompetencije za više osoba odjednom kopira priložene dokumente na svaki zapis, pa se grupni certifikat učitava jednom.

4. Cijela kompanija na jednom ekranu

1. Otvorite Kompetencije iz glavnog menija za pregled cijele kompanije — sve kompetencije svih zaposlenika u jednoj listi.
2. Počnite od kartica: Istekle (obnoviti odmah), Ističu < 30 d (hitno), Ističu 30–90 d (isplanirajte), Aktivne. Klik na jednu filtrira listu, što od 400 redova pravi kratak spisak zadataka.
3. Pod Više filtera možete sužavati po vrsti kompetencije, državi, uredu, odjeljenju, radnom mjestu, statusu zaposlenja, tome ima li priložene dokumente i po periodu datuma isteka — pa kliknuti Primijeni filtere.
4. Filter „Ima dokumente" vrijedi provjeriti povremeno i sam za sebe: kompetencija sa datumima ali bez skena je tvrdnja, ne dokaz.
5. Dodaj kompetencije ovdje kreira isti zapis za više zaposlenika odjednom — pravo sredstvo nakon grupne obuke ili serije obnova. Po jedan zapis za svaku odabranu osobu, u jednom potezu.
6. Lista se izvozi u Excel sa primijenjenim filterima, što je uobičajen način da se spisak obnova preda onome ko zakazuje obuke.

Povezano: Vrste kompetencija i obavještenja o isteku · Dokumenti zaposlenika · Osnovni podaci zaposlenika · Lista zaposlenika.