Predlošci dokumenata i tipovi ugovora

1. Prvo shvatite lanac

1. U lijevom meniju otvorite tab ADM i raširite Postavke. Tabovi (ADM / DMS / CRM / ATS) se prikazuju samo ako kompanija koristi više od jednog modula.
2. Predložak dokumenta je Word dokument sa placeholderima — tekst vašeg ugovora, odluke ili potvrde.
3. Tip ugovora pokazuje na jedan predložak i dodaje pravila oko njega: kako se dokument numeriše, koliko dana prije isteka upozoriti i ko odobrava.
4. Tek onda neko može dodati ugovor na tabu Ugovori zaposlenika i dobiti gotov, numerisan dokument.
5. Radite u tom redu. Kreiranje tipa ugovora prije njegovog predloška znači vraćanje da se predložak popuni poslije.

2. Ekran predložaka

1. Otvorite Predlošci dokumenata. Postoje dvije vrste, a segment traka prebacuje između njih: Obični dokumenti (ugovori, odluke, potvrde) i Odsustva. Sve prikazuje oba.
2. Predlošci za odsustva imaju dodatnu kolonu Vrsta odsustva — svaki je vezan na odsustvo koje ispisuje, i tako izlazi ispravno rješenje za godišnji odnosno bolovanje.
3. Koristite Dodaj predložak za običan dokument, a Dodaj predložak za odsustvo za odsustvo. Pogrešno dugme stavlja predložak u pogrešnu listu.
4. Dugme AI vam sastavi nacrt predloška umjesto da počinjete od praznog dokumenta — korisno kad tekst imate u glavi ali ne u datoteci. Pregledajte šta je napravio prije upotrebe.
5. Pretražite po nazivu i sortirajte listu po nazivu; svaki red pokazuje ko je predložak kreirao i kada.

3. Ključne riječi — dio zbog kojeg predlošci rade

1. Dajte predlošku naziv koji će ljudi prepoznati u dropdownu, pa uploadujte Word dokument ili upišite tekst u editor.
2. Gdje dokument treba prikazati prave podatke, upišite ključnu riječ u uglastim zagradama. Pri generisanju dokumenta svaka ključna riječ se zamjenjuje vrijednošću tog zaposlenika.
3. Prozor navodi 44 ključne riječi, grupisane da ih možete naći: Podaci zaposlenika (ime, JMB, radno mjesto, adresa, radno vrijeme…), Ugovor (broj, datum početka i kraja, bruto i neto plata, i slovima) i Dokument (datum, mjesec, godina).
4. Ključne riječi prate jezik proizvoda. Na engleskom su [EmployeeFirstName], a na bosanskom je ista ključna riječ [ImeZaposlenog]. Prepišite pisanje iz liste koja je pred vama, a ne iz starijeg dokumenta.
5. Pogrešno napisana ključna riječ se ne prijavljuje kao greška — samo ostane u gotovom dokumentu kao običan tekst. Ako u generisanom ugovoru vidite uglaste zagrade, to je razlog.
6. Novi predložak testirajte generisanjem jednog dokumenta za stvarnog zaposlenika prije nego ga upotrijebite za sve.

4. Lista tipova ugovora

1. Otvorite Tipovi ugovora. Svaki red sažima tip: njegov Predložak dokumenta, dane Obnovi prije, njegov Brojač, koliko ima Odobravatelja i njegovu Vidljivost.
2. Tip koji pod Predložak dokumenta prikazuje — nema ne može proizvesti dokument — to je prvo što treba ispraviti.
3. Filtrirajte po Predlošku da vidite koji tipovi koriste predložak koji namjeravate mijenjati, po Vidljivosti (Svi zaposlenici ili Ograničeno), ili po Odobravatelju.
4. Filter Predložak je siguran način da provjerite utjecaj prije izmjene ili brisanja predloška — vidite svaki tip ugovora koji od njega zavisi.

5. Dodavanje ili izmjena tipa ugovora

1. Kliknite Dodaj novi tip i upišite Naziv tipa ugovora — jedino obavezno polje. To je ono što ljudi biraju pri dodavanju ugovora, pa ga nazovite kako ga vaša kompanija zove.
2. Izaberite Predložak dokumenta. Napomena pored njega vas vraća na ekran predložaka ako onaj koji vam treba još ne postoji.
3. Postavite Obnovi prije (dana). Notifikacija se šalje toliko dana prije nego ugovor ovog tipa istekne — to je ono što sprječava da ugovori na određeno neopaženo isteknu. Izaberite broj koji ostavlja vremena da se obnova stvarno pripremi.
4. Odlučite numeraciju kroz Odvojen brojač dokumenata. Ne koristi zajednički brojač ugovora kompanije — svi ugovori dijele jedan tekući broj. Da daje ovom tipu vlastiti niz, npr. UR-2025-001.
5. Grupni identifikator koristite kad više tipova ugovora treba da dijeli jedan niz — postavite isti identifikator na svaki. U suprotnom ostavite prazno.
6. Numeraciju odlučite prije nego je prvi ugovor izdat. Kasnija promjena ostavlja prazninu ili ponavljanje u nizu brojeva na koji se ljudi oslanjaju.
7. Dodajte Odobravatelje za ovaj tip. Pored odobravatelja čiji račun više nije u stanju koje mu dozvoljava odobravanje pojavi se upozorenje — vrijedi provjeriti kad odobravanja izgledaju zaglavljeno.
8. Postavite vidljivost — svi zaposlenici ili ograničena grupa — i kliknite Spasi.

Povezano: Povezani dokumenti ugovora zaposlenika (aneksi) · Unos i izmjena osnovnih podataka zaposlenika · Postavljanje odjeljenja i ureda.