Gdje u aplikaciji
Podešavanje je u administraciji kompanije, na kartici CRM postavke (uz ostale CRM opcije na nivou firme). Tu je sekcija za uvoz e-poštom s odvojenim opcijama za bankovne izvode i za troškove odnosno račune dobavljača, svaka s vlastitom adresom kad je opcija uključena. Poseban dio istog ekrana određuje format broja prodajnih faktura—to nije ista stvar kao adresa za ulazne račune dobavljača.
Što to znači u praksi
Kad je uvoz e-poštom uključen, proizvod prikaže jedinstvenu adresu za svaku namjenu. Poruke prosleđujete ili pravila u pošti podešavate tako da PDF prilozi stignu na odgovarujuću adresu: jedan tok za PDF bankovnih izvoda i drugi za PDF računa troškova/dobavljača. Za automatsku obradu uzimaju se samo prilozi u formatu PDF; ostali formati nisu dio ovog toka.
Nakon što sistem prihvati datoteke, rad se nastavlja u istim CRM dijelovima koje već koristite: lista bankovnih izvoda i usklađivanje za izvode, te područje troškova za račune dobavljača—tako i dalje pregledavate, dopunjavate i odobravate zapise prema pravilima vaše organizacije.
Zašto je praktično
Finansije i administracija često prvo dobiju izvode i račune e-poštom. Slanje direktno u InSync 365 skida jedan ručni korak, smanjuje rizik pogrešne verzije datoteke i drži sve na istim redovima i statusima kao grupni uvoz iz aplikacije. Rukovodstvo brže vidi stanje jer dokumenti ulaze u tok bez čekanja da neko ručno učita prilog.