CRM: uvoz bankovnih izvoda i dobavljačkih računa putem e-pošte

Pregled: dvije ulazne email adrese — jedna za bankovne izvode, druga za račune dobavljača — i tok od proslijeđenog PDF-a do liste. — Proslijedite PDF · uvozi se sam

Gdje u aplikaciji

CRM postavke sa dvije generisane ulazne adrese, jedna za bankovne izvode i jedna za troškove, svaka sa dugmetom za kopiranje. — Dvije adrese: izvodi na jednu, računi na drugu

Podešavanje je u administraciji kompanije, na kartici CRM postavke (uz ostale CRM opcije na nivou firme). Tu je sekcija za uvoz e-poštom s odvojenim opcijama za bankovne izvode i za troškove odnosno račune dobavljača, svaka s vlastitom adresom kad je opcija uključena. Poseban dio istog ekrana određuje format broja prodajnih faktura—to nije ista stvar kao adresa za ulazne račune dobavljača.

Što to znači u praksi

Tok: email sa PDF prilogom ide na dvije ulazne adrese i završava u listi bankovnih izvoda odnosno u troškovima. — Bez uploada — dokument stiže emailom i sam se uveze

Kad je uvoz e-poštom uključen, proizvod prikaže jedinstvenu adresu za svaku namjenu. Poruke prosleđujete ili pravila u pošti podešavate tako da PDF prilozi stignu na odgovarujuću adresu: jedan tok za PDF bankovnih izvoda i drugi za PDF računa troškova/dobavljača. Za automatsku obradu uzimaju se samo prilozi u formatu PDF; ostali formati nisu dio ovog toka.

Nakon što sistem prihvati datoteke, rad se nastavlja u istim CRM dijelovima koje već koristite: lista bankovnih izvoda i usklađivanje za izvode, te područje troškova za račune dobavljača—tako i dalje pregledavate, dopunjavate i odobravate zapise prema pravilima vaše organizacije.

Zašto je praktično

Finansije i administracija često prvo dobiju izvode i račune e-poštom. Slanje direktno u InSync 365 skida jedan ručni korak, smanjuje rizik pogrešne verzije datoteke i drži sve na istim redovima i statusima kao grupni uvoz iz aplikacije. Rukovodstvo brže vidi stanje jer dokumenti ulaze u tok bez čekanja da neko ručno učita prilog.

Potrebne su odgovarajuće uloge za pristup CRM postavkama kompanije i za rad u CRM bankovnim izvodima i troškovima. Organizacija mora koristiti CRM modul gdje ove mogućnosti važe. Tačni nazivi u izborniku i na dugmadima slijede jezik vaše aplikacije.