Poslovni slučaj
Umjesto ručnog prepisivanja promjena na računu, učitate elektronski izvod banke u PDF formatu. Aplikacija ga obrađuje na serveru, prepoznaje strukturu izvoda i stvara stavke (datum, iznos, opis platnog naloga, protustrana i sl.). Zatim u listi stavki za usklađivanje usklađujete svaku stavku s poslovnim dokumentima u sistemu:
- Ulazna plaćanja (primitak): tipično birate klijenta i jednu ili više otvorenih faktura koje plaćanje pokriva.
- Izlazna plaćanja (isplata): birate dobavljača i povezujete s otvorenim troškovima gdje je primjereno.
Lista bankovnih izvoda je kontrolna tabla: vidite istoriju uvezenih izvoda, stanje obrade, dostupne salde po banci gdje su dostupni podaci, otvarate sve stavke jednog izvoda, preuzimate ili pregledate originalni PDF, te radite na linijama koje još nisu razriješene.
Automatizacija ubrzava unos, ali poslovna kontrola (tačan par, valuta, porezi, interna pravila) ostaje na korisnicima i odobravateljima.
Gdje ovo nalazi i pristup
- U izborniku otvorite dio CRM. Obično postoje dvije povezane stavke: za uvoz / usklađivanje izvoda i za listu izvoda (tačni natpisi i ikone ovise o jeziku verzije aplikacije).
- Stranice odgovaraju putanjama /crm/bankstatementimport (uvoz i lista za povezivanje) i /crm/bankstatementlist (lista i nerazriješene stavke).
- Ako stavke ne vidite ili dobijete poruku o nedostatku pristupa, potrebna su posebna ovlaštenja—obratite se administratoru kompanije.
Lista bankovnih izvoda
Na listi pregledavate sve izvode za vašu kompaniju koji su učitani u sustav.
Kartice sažetaka
Iznad liste često se pojavljuju kartice po banci: prikazuju npr. dostupan iznos, valutu, datum izvoda i po potrebi vezu za pregled originalnog dokumenta. Može postojati i kartica s ukupnim saldom po valuti kada je to uključeno u prikaz.
Pretraga i filteri
- Polje za tekstualnu pretragu i raspon datuma od – do.
- U režimu Izvodi: dodatni filteri su banke (višestruki izbor), tip izvoda (npr. domaći BAM, devizni, kartični—nazivi na ekranu), te status obrade (npr. novo, spremno za obradu, u obradi, neuspjelo, završeno).
- Kliknite Pretraži. Očisti vraća filtere.
Dva režima prikaza
- Izvodi — tabela svih izvoda (banka, tip, broj izvoda, datum, početno i dostupno stanje, broj stavki, status obrade, datum unosa).
- Nerazriješene stavke — lista pojedinačnih transakcijskih linija koje još zahtijevaju pažnju (banka, izvod, datum, redni podaci, duguje / potražuje, protustrana). Pretraga u tom režimu može koristiti drugačiji placeholder teksta u aplikaciji.
Stupce gdje postoje strelice možete sortirati. Koristite straničenje i po želji broj redova po stranici.
Akcije na jednom izvodu (tipično u režimu Izvodi)
- Ponovna obrada (Rerun) — ponovo pokreće obradu dokumenta, npr. nakon ispravke naziva banke ili tipa izvoda. Ako su neke stavke već povezane s uplatama ili isplatama, sustav može prikazati upozorenje prije potvrde.
- Stavke izvoda — otvara prozor sa svim linijama tog izvoda; za svaku liniju vidite iznose, opis, protustranu i oznaku je li razriješena; redove možete sortirati unutar prozora.
- Preuzimanje i Pregled PDF-a izvoda.
- Uređivanje (ako imate pravo) — npr. ispravka naziva banke i tipa izvoda u redu.
- Brisanje pojedinačnog izvoda (ako vam uloga dopušta), uz potvrdu.
Označavanje i masovne akcije
Na desktopu označite izvode kvadratićima; možete označiti sve na stranici ili upravljati širim izborom preko trake iznad liste gdje postoji. Padajući izbornik Odaberi / masovne akcije obično nudi ponovnu obradu za označene zapise i, uz odgovarajuće pravo, brisanje više izvoda odjednom.
Nerazriješene stavke
U tom prikazu za svaku liniju su dostupne akcije poput otvaranja stavki izvoda, preuzimanja i pregleda PDF-a, da brzo locirate kontekst u izvornom dokumentu.
Uvoz i usklađivanje izvoda
Stranica za uvoz je glavno mjesto gdje šaljete PDF izvode i povezujete ekstrahovane stavke s CRM dokumentima.
Šta smijete učitati
- Samo datoteke u formatu PDF, do 10 MB po dokumentu.
- Možete odabrati više PDF-ova u jednom prolazu. Ako u jednoj sesiji pošaljete deset ili više datoteka, aplikacija prikazuje upozorenje da se obrada tipično nastavlja u pozadini; napredak i konačni status provjeravajte na listi izvoda.
- Sustav pokušava prepoznati je li datoteka zaista bankovni izvod. Datoteke koje ne prolaze tu provjeru mogu biti označene kao odbijene — koristite ispravan izvod od banke ili kontaktirajte podršku ako sumnjate na grešku.
Organizacija može uključiti i ulaznu e-poštu za PDF bankovne izvode u administraciji kompanije → CRM postavke, tako da proslijeđene poruke s PDF prilozima ulaze u isti tok obrade. Pogledajte CRM — uključivanje uvoza e-poštom za bankovne izvode i račune troškova.
Koraci nakon klika na učitavanje
- U dijalogu odaberite jednu ili više PDF datoteka i potvrdite slanje. Slijedi upload u sigurnu pohranu i obrada na serveru (može potrajati; za velike pakete rad nastavlja u pozadini).
- Po završetku (ili paralelno s obradom u pozadini) novi ili ažurirani izvodi postaju vidljivi u listi izvoda sa odgovarajućim statusom obrade.
Postojeći izvodi
Dugme za rad nad već uvezenim izvodima otvara prozor s listom izvoda iz baze. Možete filtrirati po tekstu (banka, broj, naziv datoteke) i raspone datuma, sortirati, označiti jedan ili više izvoda i učitati ih u ovu radnu sesiju bez ponovnog uploada PDF-a sa diska.
Očisti
Briše privremeni prikaz učitanih stavki u trenutnoj sesiji stranice (ne briše istoriju izvoda u sistemu).
Mreža za usklađivanje
Za svaku stavku izvoda u tabeli tipično vidite:
- broj reda / reference na izvodu, datum i smjer: ulaz (primitak) ili izlaz (isplata) — u aplikaciji su to često zelene i crvene ikone smjera.
- Kolonu s tekstom naloga / protustranom; mogu postojati dugmad za prikaz punog teksta i kopiranje u međuspremnik radi lakše pretrage.
- Iznos (duguje ili potražuje ovisno o smjeru).
- Za ulaz: padajuća polja klijent i otvorene fakture (višestruki izbor). Za izlaz: dobavljač i otvoreni troškovi.
- Indikator koliki je dio iznosa stavke pokriven odabranim dokumentima (npr. omjer / traka napretka).
- Sačuvaj za taj red kad ste zadovoljni povezivanjem; nakon uspješnog spremanja red se može vizuelno označiti kao obrađen. Dugme Sačuvaj sve u zaglavlju liste pokušava spremiti sve spremne redove odjednom.
Filteri nad listom
Kad postoje učitani podaci, možete suziti prikaz: tekst, broj izvoda, tip (ulaz/izlaz), zatim Pretraži ili Očisti filtere.
Sažetak ispod tabele
Često se prikazuju zbirni brojevi redova i ukupni iznosi po kolonama duguje/potražuje za trenutno filtrirani skup—koristite za brzu kontrolu.