Šta više ne morate prepisivati
Gotovo niko ne prikuplja kandidate samo na jednom mjestu. Dolaze sa portala za zapošljavanje, iz starijeg alata za regrutaciju, iz kolegine tabele — a svaki od tih izvora može dati Excel fajl. Do sada je njihovo unošenje u InSync značilo otvaranje forme za novog kandidata i prepisivanje osobe po osobe, polje po polje: sporo, jednolično i upravo onakav posao u kojem se greške u kucanju uvuku u bazu kandidata.
Sada umjesto toga predate fajl. Vaš fajl se pritom ne mora nimalo mijenjati: nema šablona koji treba popuniti, nema kolona koje treba preimenovati, nema propisanog redoslijeda.
Gdje u aplikaciji i kako radi
Na listi Kandidati, odmah pored dugmeta Izvezi, nalazi se novo dugme Uvezi iz Excela. Otvara kratak čarobnjak: odaberete fajl, uradite mapiranje, postavite opcije i pročitate pregled.
Mapiranje radite vi. Za svako polje koje InSync vodi — ime, prezime, e-mail, telefon, grad, nivo obrazovanja, kategorija, godine iskustva, LinkedIn i radno iskustvo — odaberete jednu od kolona pronađenih u vašem fajlu, ili „— ne uvozi —“ ako je ne želite uvesti. Ništa se ne uparuje automatski, i to namjerno: automatska pretpostavka koja tiho stavi broj telefona u pogrešno polje mnogo je skuplja za čišćenje od jedne minute odabira. Ime i prezime su obavezni i čarobnjak vas bez njih ne pušta dalje.
Zatim dvije opcije. Odaberete da li se ista osoba prepoznaje po e-mailu ili po telefonu. I možete odabrati jedan oglas — svi iz fajla se tada vežu na njega tačno kao da su se prijavili kroz njega. Ostavite prazno i ulaze kao slobodne prijave, u opšti bazen.
Nove vrijednosti u vašim registrima sistem preuzima na sebe: ako nivo obrazovanja ili kategorija iz nekog reda još ne postoji, dodaje se u registar vaše kompanije i pridružuje kandidatu, pa registre ne morate pripremati prije uvoza. Postojeće vrijednosti se prepoznaju kakve su, bez obzira na velika i mala slova ili suvišne razmake.
Ništa se ne upisuje dok ne potvrdite
Prije nego se kreira i jedan kandidat, cijeli ishod je pred vama. Svaki red je označen kao nov, duplikat ili greška, uz jasno napisan razlog — ako prezime nije upisano, to i piše, uz naziv polja. Brojači na vrhu kažu koliko će ljudi biti kreirano, koliko ih već imate, koliko će novih vrijednosti biti dodano u registre i koliko redova ima problem. Uvoz kreće tek kad potvrdite.
Kandidati koje već imate nikad se ne dupliraju. Prepoznaju se po ključu koji ste odabrali i, ako ste odabrali oglas, samo se vežu na njega — njihov postojeći karton ostaje tačno onakav kakav je bio.
Red sa problemom ne odnosi ostatak fajla: preskoči se, prijavi, a sve ostalo se uveze. Nakon uvoza dobijate izvještaj o tome šta se desilo — kreirano, pridruženo, nove registarske vrijednosti, preskočeno i zašto — koji možete preuzeti i sačuvati. Ispravite tih nekoliko redova u svom fajlu i uvezite samo njih; ništa što je već ušlo neće se duplirati.
Uputstvo korak po korak: Uvoz kandidata iz Excel fajla.
Zašto je praktično
Praktični efekat je da lista kandidata više ne ostaje zaključana tamo gdje je nastala. Tabela sa portala, primopredaja od kolege, ostatak iz starijeg alata — sve to može postati pretraživi i filtrirani kandidati u vašoj bazi za vrijeme potrebno da pročitate pregled, umjesto pola dana prepisivanja.
A kako ishod potvrđujete, a ne otkrivate, uvoz je bezbjedan i na stvarnim podacima: duplikate vidite prije nego nastanu, loše redove prije nego budu preskočeni, i ostaje vam izvještaj o tome šta je uneseno.